事例紹介

【DX事例紹介/No.1】Googleフォーム申込への自動返信

form auto reply

本シリーズでは、ITスクール「First」の日常業務におけるDX(デジタルトランスフォーメーション)の取り組み(具体例)をご紹介していきます。今回は、GAS(Google Apps Script)を使って、Googleフォーム申込への自動返信に挑戦してみたいと思います。

1. 課題設定(ストーリー)

現在、当ITスクールでは、月1回の頻度でオンラインセミナーを開催しています。このセミナーの申込にはGoogleフォームを使用しています。予約申込の通知を受け取ったら、申込者の情報を確認して、手動で案内メールを送信しています。

ある日、ITスクールの代表は思いました。

「案内メールを送る作業って、結構面倒だな」
「手動だと作業ミスや送信忘れも怖いし…」
「でも、月1回だし、自動化するまでもないか」

問題意識はありましたが、特に困るほどではなかったので、あまり深く考えずに、そのままにしていました。しかし、最近、DXなる概念が流行ってきたこともあり、このままではいけないかもと感じ始めました。

「ITスクールなのに、裏では手動の作業って…」
「申込者も早く案内メールが届いた方がいいだろうな」
「今後、開催頻度や参加者が増えた場合、手に負えないかも…」

そして、ついに重い腰を上げました。この手動の作業に終止符を打つ時がやって来たのです。

「Googleフォームを使っているのだから、GASで自動化できるかも」
「トリガー機能を使えば、たぶんリアルタイム処理できるでしょう!」

早速、ネットでGoogleフォームやGASについて検索してみました。思った通り、GoogleフォームとGASを連携させて、メールを自動で送信する事例が紹介されていました。

「これだ。これで面倒な作業から解放されるぞ!」

 

2. 解決方法

Googleフォームに申込があった際に、連携するスプレッドシート(回答用)のスクリプト処理で、申込者に案内メールを送信するようにします。なお、セミナーの参加人数を制限するために、Googleフォームのスクリプト処理で、回答数が上限に達していないかのチェックも行います。

下図にシステムの全体像を示します。

system structure

 

下表にシステムの構成要素を示します。

No 構成要素 スクリプト処理 備考
1 Googleフォーム 回答数のチェック(回答の無効化) トリガー設定
2 スプレッドシート(回答用) 案内メールの送信 トリガー設定
3 スプレッドシート(DB用) 案内メールの本文(テンプレート)を保存

 

3. 実行結果

フォームに申し込むと、下記のような案内メールがすぐに送信されます。

result

 

4. 考察

今回は、GAS(Google Apps Script)を使って、Googleフォーム申込への自動返信に挑戦してみました。結果的に、下記のようなメリットがあったと思います。

  • 案内メール送信の作業から解放された(作業時間の短縮、ストレス軽減)
  • メール送信の作業ミスが減る(作業品質の向上)
  • 申込者がすぐに案内メールを取得できる(UX「ユーザー体験」の改善)

システムの開発に若干の工数を要しましたが、十分に元が取れそうなので、取り組んで良かったと思います。長期的な視点を持ち、予め費用対効果をザックリでも計算しておくことが大切だと感じました。

しかしながら、今回は既存の業務プロセスを自動化(効率化)しただけなので、DXと呼ぶには弱いと思います。フォームで収集したデータを二次活用するなど、さらに踏み込んで価値を創造できるようになれば、本当の意味でのDXになるのでしょう。

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