【IT・デジタル活用事例：3】Chatworkへの領収書ファイルの自動アップロード

本シリーズでは、ITスクール「First」の事業運営におけるIT・デジタル活用の具体的な事例をご紹介していきます。今回は、RPAソフト（UiPath）とAPI連携を使って、Chatworkへの領収書ファイル（PDF）の自動アップロードに挑戦したいと思います。

1. 課題設定（ストーリー）

現在、当ITスクールでは毎月一回、各生徒に領収書ファイル（PDF）を発行する際に「Chatwork」にアップロードしています。なお、領収書ファイルの作成自体は既に別のRPAで自動化しています。念のため、作成された領収書ファイルの中身を目視でチェックしてから、Chatworkに手動でアップロードする流れになっています。

ある日、ITスクールの代表は思いました。

「やはり、手動でアップロードするのは手間だ」
「目視チェックは人がするとして、アップロードは自動化したいな」
「でも、Chatworkへの自動アップロードは何か難しそう…」

問題意識はありましたが、特に困るほどではなかったので、見て見ぬふりをして、そのまま放置していました。しかし、最近、DXなる概念が流行ってきたこともあり、このままではいけないかもと感じ始めました。

「生徒数が増えた場合、間違いなく作業量も比例して膨らむ」
「明らかに単純作業なので、さすがにモチベーションが下がる」

そして、遂に重い腰を上げました。この気乗りしない単純作業に終止符を打つ時がやって来たのです。

「メールに添付して送付するのもいいけど、連絡等はChatworkに統一したいな」
「Chatworkへのファイルアップロードは、おそらくAPIの機能が使えるはず」
「領収書ファイルはローカルPCで作成するので、デスクトップ型のRPAでAPIを叩こう」

早速、ネットでChatworkやファイルアップロードについて検索してみました。思った通り、ChatworkにファイルをアップロードするAPIが存在しました。しかし、RPAソフト（UiPath）からAPIをどのように実行するのかを説明した情報は少なかったです。

「何とか実装して、この単純作業から解放されたい！」

2. 解決方法

既に作成済みの領収書ファイル（PDF）を、RPAソフト（UiPath）とAPI連携を使って、Chatworkに自動アップロードします。各生徒の領収書に関するデータは事前に管理表ファイル（Excel）に登録するようにしました。管理者がRPAソフトの実行ボタンをクリックし、領収書ファイルが存在した場合のみ、Chatworkにアップロードするようにします。

下記にシステムの全体像を示します。

構成要素	備考
RPAソフト（UiPath）	管理表を参照し、領収書ファイルを選択してChatworkにアップロードする
管理表ファイル（Excel）	各生徒の領収書に関するデータを登録しておく
領収書ファイル（PDF）	領収書は別のRPAで作成済み
Chatwork	事前にAPIトークンを発行し、各生徒のルームIDを取得しておく