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【中小企業向けRPA事例(1)】Excelリストを用いて請求書のPDFファイルを自動作成

rpa create invoices

現在、大企業を中心に、様々な業界にRPAがかなりの速度で浸透しています。今後はRPAの価格低下に伴い、中小企業にも広がっていくと思われます。

そこで、中小企業の業務を想定した自動化の事例を紹介していきます。今回はExcelファイルに記載したリストデータをもとに、請求書のPDFファイルを自動作成します。

1. 実行環境

【OS】Windows 10
【CPU】CORE i5(2.20GHz)
【メモリ】4.00GB
【RPA】UiPath(Community Edition)

2. 自動化の方針

PDFファイルの作成方法は幾つか考えられます。例えば、WordファイルをPDFに変換する方法です。UiPathにはWordファイルを処理する専用のアクティビティ(文字列置換、PDF出力など)も揃っています。

しかし、アクティビティによる置換を頻繁に使用すると、全体の処理が遅くなります。また、Wordファイルに記載されたデータは構造化されていないので、インプットには向いていません。従って、今回はUiPathのレコーディング機能を使用して、Excelソフトの機能でPDFファイルを直接エクスポートすることにしました。

Excelシートはアドレスによってデータを指定できるため、インプットに使うのに適しています。また、置換処理については、セルに予め数式を埋め込むことで高速化しました。

3. システム設計

今回設計したシステムの入出力(I/O)関係を下図に示します。

I/O design

入力として使用しているExcelファイルは、「請求書データ」と「請求書フォーマット」の2つのシートから構成されています。

3.1. 請求書データ

先ずは、請求書に関するデータが記載されたリストを作成します。今回は項目は3つにしましたが、必要に応じて増減させることもできます。

invoice data

3.2. 請求書フォーマット

次に、請求書のフォーマットを作成します。各項目のセルには、先ほど作成した請求書データを参照する数式などが埋め込まれています。参照する請求書データの行数を指定することで、フォーマット内の各項目を置換処理します。

invoice format

3.3. 処理プロセス

UiPathで作成する「ワークフロー」のプロセスは以下の通りです。

  1. 請求書データの読込み
  2. 請求書フォーマットに参照行を入力
  3. Excelソフトの機能でPDFファイルにエクスポート

請求書データの件数だけ繰り返し処理を行います。

4. 実行結果

3件の請求書データを準備して、作成したワークフローを実行しました。期待通り、請求書のPDFファイルが指定フォルダに自動作成されました。PDFファイルの中身を開いて確認すると、各データが正しく反映されていました。全体の処理時間は約34秒でした。

result pdf

result invoice

5. 考察

今回はExcelファイルに記載したリストデータをもとに、請求書のPDFファイルを自動作成しました。

自動化における重要なポイントを纏めておきます。

  • 最初に処理時間が短くなるやり方を検討することが大切
  • RPAで全て実装するのではなく、Excelやスプレッドシートの各機能を活用することが大切
  • レコーディング後は、各アプリケーションのセレクタから固有ファイル名を削除しておくこと