【中級講座】RPA実務参画プロジェクト・テーマ1「ITイベント情報の収集とメール配信」

rpa intermediate theme1

ITスクール「First」が提供しているRPA講座シリーズ「中級講座」のテーマ1の内容を説明します。テーマ1の題名は「ITイベント情報の収集とメール配信」で、主にWebブラウザとメールを使用した業務を自動化するRPAシステムを構築します。なお、RPAシステムには例外処理を組み込み、業務やサービスがエラー停止しないように対策します。

 

1. テーマの進め方(プロセス)

「中級講座」では、実際のRPA開発プロジェクトに近いプロセスで進めます。全体のプロセスを下図に示します(一番下の図を参照)。プロセスはStep.0~3までの全4段階で構成され、各Stepは複数のタスクを持っています。Step.0「企画」から順に進めていきますが、途中に3回ほどレビューを実施し、指摘事項があれば前のStepに差し戻しされます。

rpa course details

 

テーマ1で使用する「開発計画書」を下図に示します。開発計画書には、プロジェクトを進めるチームメンバーの役割分担や開発環境、全体スケジュール、タスク内容などを記載しています。なお、使用するRPAソフトの種類は任意とします。

development plan

 

各Stepの特徴は以下の通りです。

Step.0「企画」

主に構築するRPAシステムの「要件」を定義します。また、プロジェクトの全体計画も作成します。本タスクは既にプロジェクトマネージャーが実施しており、開発者であるスクールの生徒は、Step.1「構築」からスタートすることになります。

テーマ1は主にWebブラウザとメールを使用する業務で、入出力ファイルにはExcelやCSV、テキストファイルなどを使用します。また、構築するRPAシステムには「例外処理」を組み込み、情報収集やメール送信などの処理でエラーが発生した場合に停止させないようにします。

 

Step.1「構築」

Step.0「企画」のアウトプットである要件定義書と開発計画書にもとづいて、実際にRPAシステムを構築していきます。いきなりワークフローを作成し始めると、すぐに壁にぶつかるため、先ずは「入出力の定義」を行います。これは、実際に使用するファイルやデータなどを具体化していく作業です。この作業により、今から構築するRPAシステムを明確にイメージできるようになります。特にテーマ1では、使用するファイルの種類が多いため、この作業が重要になってきます。

「入出力の定義」が完了すれば、いよいよワークフローを作成していきます。ただし、中級講座では、特にお手本となる資料はないため(あえて作っていません)、分からないことがあれば随時、自分でネット情報などを調べながら進めていくことになります。最初はかなり大変だと思いますが、誰にも頼らずに自分で考え抜く経験を積むことで、ITスキルと思考力が飛躍的に高められます。テーマ1では、Webサイト上での検索条件の複数指定などが実装で一番難しいポイントになるでしょう。

ワークフローが完成すれば、「実装レビュー」を実施します。変な癖や非効率的な作り方などを、一つ一つ指摘していきます。自分が作ったものを第三者から指摘されることは辛いと思いますが、レベルの桁を1つ上げるためには、このレビューは必要不可欠です。レビュー後はワークフローの修正などを行います。指摘事項がすべてなくなるまでこのサイクルを回します。そして、ようやくRPAシステムの完成です。

 

Step.2「検証」

Step.1「構築」のアウトプットであるRPAシステムが正しく動作するか検証します。いわゆる、システムテストです。システムテストでは、Step.0で作成した「要件定義書」に記載しているすべての要件を満たすか確認します。特にテーマ1では、不完全な入力データ(ブランクや入力ミスなど)や、分岐処理の全パターン、例外処理の効果などを網羅的に検証します。勉強のために、システムテストの計画書や報告書などは、開発者であるスクールの生徒に作成してもらいます。なお、レビューはテスト計画時とテスト実施時の2回行います。

 

Step.3「運用」

Step.2「検証」でRPAシステムが問題なく動作すれば、実際の運用に入ります。基本的にシステム開発を行う場合は、開発する環境と運用する環境が異なるケースが多いです。運用専用の環境にRPAシステムをデプロイしますが、環境の違いによってトラブルが発生する可能性がありますので気をつけましょう。

また、運用時にRPAシステムを実際に使用するユーザーが参照できる簡易な「運用マニュアル」も作成します。運用マニュアルを作成する場合は、開発する側の視点から、運用する側の視点に切り替える(想像する)必要があり、色々と学びが多いでしょう。特にテーマ1では、使用する入出力ファイルが多いため、説明や使い方などをしっかりと記載しておきましょう。

実際に運用専用の環境にてRPAシステムを仮運用し、何かしら問題が発生すれば、Step.1「構築」に差し戻されます。問題なく仮運用が回り出せば、晴れてプロジェクトは完了です。最後に、チーム内でプロジェクトの簡単な振り返りを行います。今回のRPAシステムの導入によって、どれくらい「投資対効果」が出たか算出してもらいます。

 

2. テーマの内容(要件定義)

2.1. 概要

テーマ1「ITイベント情報の収集とメール配信」は、ある企業の情報配信サービスを自動化するための架空の物語です。この企業では、現在、担当者が月1回の頻度で顧客に情報配信を行っています。配信する情報は国内のITイベントや勉強会などの開催情報です。これらの情報が検索できる任意のWebサイトから、指定条件に合致する情報を取得&加工し、CSVファイルをメールに添付して顧客に配信します。

ただし、すべての作業を担当者が手動で行っているため、かなり時間がかかっています。そこで、今回はRPAシステムで本作業を自動化することで、作業時間の短縮と担当者の精神的な負担の軽減を実現させます。そして、担当者には今後、企業の売上や利益に直結する、より付加価値の高い業務(新規事業の企画やマーケティングなど)を行ってもらいます。

 

2.2. 要件定義書

参考資料として、テーマ1で構築するRPAシステムの「要件定義書」を下図に示します。なお、要件定義書には最低限の内容しか記載しておりません。より具体的な仕様などについては、プロジェクトマネージャーと開発者が相談して決定していく予定です。

requirements document

 

より深く「RPA」を学びたい方は、スクールでオンライン講義もやっていますので、良かったらこちらの記事もご覧ください。